Pasta do processo digital: documentos, partes e histórico organizados

A pasta do processo digital é o lugar onde o escritório guarda tudo o que diz respeito a um caso e que não está, ou não está só, nos autos: contrato, procuração, documentos do cliente, provas, cálculos, anotações de reunião e o histórico de conversas relevantes. Para funcionar, ela precisa de três coisas: a mesma estrutura de subpastas em todos os processos, um padrão de nome de arquivo e uma ligação clara com o cadastro do processo.

Os autos estão no sistema do tribunal, e muita gente conclui que a pasta do escritório ficou dispensável. Não ficou. O contrato de honorários não está nos autos. A conversa em que o cliente aceitou um limite de acordo não está nos autos. A prova que a equipe decidiu não juntar ainda também não. E quando o advogado responsável sai de férias, é a pasta do escritório que o colega abre.

O problema não costuma ser falta de pasta. É ter cinco: uma no computador de quem protocolou, uma no drive, uma no WhatsApp, uma no e-mail e uma física na gaveta. A organização que resolve isso é simples, cabe em qualquer ferramenta e é a base de arquivos do acompanhamento processual do escritório.

O que vai na pasta do processo e o que fica nos autos

Antes de montar a estrutura, separe as duas coisas.

A coluna da direita é a que a pasta do escritório precisa guardar com cuidado, porque não há segunda via. A coluna da esquerda você pode baixar de novo do tribunal, mas vale guardar as peças principais para não depender do sistema fora do ar na véspera do prazo.

Modelo de estrutura de subpastas

Use a mesma estrutura em todos os processos, mesmo que algumas subpastas fiquem vazias. A numeração na frente mantém a ordem em qualquer computador.

• 00 Cadastro: ficha resumo do caso, contrato de honorários, procuração, documentos pessoais do cliente.
• 01 Peças do escritório: petições protocoladas, em PDF, com o nome no padrão.
• 02 Peças da parte contrária: contestação, recursos, manifestações.
• 03 Decisões: despachos relevantes, decisões, sentenças, acórdãos.
• 04 Provas: documentos de prova, fotos, laudos, áudios, cada um com nome que diga o que é.
• 05 Audiências: pauta, roteiro de perguntas, ata.
• 06 Cálculos e financeiro: planilhas de cálculo, guias, comprovantes de custas.
• 07 Comunicação com o cliente: resumo de reuniões, e-mails e mensagens relevantes salvos em PDF.
• 08 Minutas: rascunhos e versões de trabalho. Esta é a única pasta que pode ficar bagunçada.

O nome da pasta principal segue o cadastro: número CNJ, cliente e parte contrária, como em "0001234-71.2024.8.26.0100 Maria Souza x Banco Exemplo". Processo ainda não distribuído entra com "A PROTOCOLAR" no lugar do número e é renomeado no dia do protocolo.

Padrão de nome de arquivo

O padrão que melhor funciona é: data invertida, tipo do documento e descrição curta. Com a data no formato ano-mês-dia na frente, qualquer listagem fica em ordem cronológica sozinha.

Três regras completam o padrão:

1. Peça protocolada sempre em PDF, igual à que foi para os autos. A versão editável vai para Minutas.
2. Nada de "final", "v2", "agora vai". Se existe mais de uma versão, só a protocolada sai de Minutas.
3. Documento do cliente com o nome do cliente. Em processo com vários autores, isso evita juntar o RG errado.

Checklist de abertura da pasta

Use no dia em que o contrato é assinado. É o mesmo momento do cadastro de processos, e as duas coisas devem andar juntas.

• Pasta principal criada com o nome no padrão.
• Subpastas 00 a 08 criadas (copie de uma pasta modelo vazia).
• Contrato de honorários assinado em 00 Cadastro.
• Procuração assinada em 00 Cadastro.
• Documentos pessoais do cliente, um arquivo por documento.
• Ficha resumo do caso: o que o cliente quer, o que foi explicado sobre riscos, limite de acordo, se houver.
• Processo cadastrado com cliente, parte contrária, área e responsável.
• Responsável pela pasta definido (em geral, o mesmo advogado responsável pelo processo).

Quem pode ver o quê

A pasta do processo tem dados pessoais do cliente, às vezes dados sensíveis (saúde, filiação, situação financeira), e informação coberta pelo sigilo profissional. Organização inclui controle de acesso.

Na prática, isso significa evitar a pasta compartilhada com o escritório inteiro com permissão de edição para todos, e evitar que o documento do cliente more só no celular de quem atendeu. A LGPD (Lei 13.709/2018) se aplica ao tratamento desses dados pelo escritório, e a forma mais simples de começar a cumprir é saber onde cada coisa está e quem acessa.

Drive, planilha ou sistema: onde fica cada parte

A pasta do processo tem duas partes que costumam morar em lugares diferentes: os arquivos (PDFs, fotos, planilhas) e as informações sobre o caso (partes, fase, prazos, andamentos, quem é o responsável, o que foi combinado).

A combinação mais comum, e que funciona bem, é: arquivos no drive com a estrutura padrão, e informações do caso num sistema, com o mesmo nome de processo nos dois lugares. O pior cenário é a informação do caso espalhada entre planilha, grupo de WhatsApp e memória.

Como o dashboard.adv.br organiza a parte das informações

No dashboard.adv.br, cada processo tem uma ficha com partes, valor, fase e histórico, ligada à ficha do cliente, onde ficam contato, contratos, processos e tarefas. A consulta ao DataJud traz as movimentações do tribunal para dentro da ficha, o que mantém o histórico atualizado sem ninguém digitar. O que é e o que mostra essa base está explicado no artigo sobre o DataJud do CNJ.

As tarefas do processo aceitam checklist e anexo, então o documento ligado a uma tarefa (a minuta que precisa de revisão, o comprovante que falta) fica junto dela. O acervo de arquivos do caso pode continuar no drive, com a estrutura deste artigo.

O que registrar na ficha do cliente, para ninguém perguntar duas vezes a mesma coisa, está em ficha do cliente. E se o seu acervo hoje está em planilha, o caminho para levá-lo para um sistema sem parar o escritório está em como migrar da planilha para um sistema jurídico.

Como arrumar um acervo que já está bagunçado

Não tente reorganizar 300 pastas num fim de semana. Faça em três ondas:

1. Processos novos: a partir de hoje, todos abrem com a estrutura e o checklist.
2. Processos com prazo nos próximos 30 dias: arrume a pasta quando for trabalhar nele.
3. O resto do acervo ativo: 10 pastas por semana, na revisão semanal, começando pelos processos com audiência ou sentença próxima.

Processos arquivados não precisam ser reorganizados. Basta garantir que estejam numa pasta de arquivo, com o nome no padrão.

Perguntas frequentes

Preciso guardar cópia das peças se elas estão no sistema do tribunal?

Vale guardar as principais: inicial, contestação, decisões relevantes e sentença. Elas podem ser baixadas de novo, mas depender do sistema do tribunal na véspera de um prazo é um risco desnecessário.

Qual o melhor padrão de nome de arquivo para processos?

Data no formato ano-mês-dia, tipo do documento e descrição curta, como "2024-06-18 Contestação Banco Exemplo.pdf". A data na frente coloca tudo em ordem cronológica.

Onde guardar as conversas de WhatsApp com o cliente?

As relevantes (aceite de proposta, orientação importante, envio de documento) devem ser salvas em PDF na pasta de comunicação do processo. Conversa que mora só no celular de uma pessoa não existe para o resto da equipe.

Quem deve ter acesso à pasta do processo?

A equipe jurídica do caso, para peças e provas. Contrato, financeiro e estratégia de acordo ficam restritos ao responsável, aos sócios e ao financeiro.

Próximo passo

Crie hoje uma pasta modelo vazia, com as subpastas 00 a 08, e passe a copiá-la em todo caso novo. Junto, use a planilha de prazos e processos do fim deste artigo para manter o cadastro de cada processo com o mesmo nome da pasta. Quando as duas coisas estiverem alinhadas, qualquer pessoa da equipe acha qualquer documento em menos de um minuto.