Como migrar da planilha para um sistema jurídico sem parar o escritório
Plano de migração em quatro semanas para sair da planilha e entrar num sistema jurídico: o que limpar antes, a ordem de importação e como evitar o período de dois controles.
5 de novembro de 2026
Para migrar da planilha para um sistema jurídico sem parar o escritório, faça em quatro etapas: limpe a planilha antes de importar, traga primeiro os clientes e os processos ativos, lance os prazos em aberto manualmente com conferência dupla e marque uma data de corte a partir da qual a planilha deixa de ser atualizada. O arquivo morto e o histórico podem vir depois, sem pressa.
O que trava a maior parte das migrações não é a tecnologia. É o período em que o escritório mantém dois controles ao mesmo tempo, sem saber qual é o oficial. Nesse intervalo, um prazo lançado só na planilha ou só no sistema é o erro esperando para acontecer.
O plano abaixo foi pensado para um escritório pequeno ou médio, com uma pessoa liderando a migração em uma ou duas horas por dia. Ele pressupõe que você já escolheu o sistema. Se ainda não escolheu, comece pelo guia para escolher software jurídico.
Os três jeitos de migrar, com prós e contras
Há basicamente três caminhos. Cada um serve para uma situação.
| Caminho | Como funciona | A favor | Contra | Serve para |
|---|---|---|---|---|
| Tudo de uma vez | Importa todos os dados num fim de semana e começa a usar na segunda | Acaba rápido, sem período duplo | Risco alto se algo for importado errado | Escritório com poucos processos e planilha limpa |
| Gradual por módulo | Começa por processos e prazos, depois clientes, depois financeiro | Equipe aprende aos poucos | Período mais longo com duas fontes | Escritório médio com equipe resistente |
| Ativos primeiro, histórico depois | Traz só o que está vivo; o arquivo morto fica na planilha até ser importado | Rápido para o que importa, baixo risco | A planilha antiga continua existindo como consulta | A maior parte dos escritórios |
O terceiro caminho é o mais seguro para quase todo mundo. A planilha antiga não some: ela vira arquivo de consulta, somente leitura, e deixa de ser atualizada a partir da data de corte.
Antes de importar: limpe a planilha
Importar planilha suja só muda a sujeira de lugar. Reserve dois ou três dias para esta limpeza, que é a etapa mais trabalhosa e a que mais evita retrabalho depois.
O que padronizar, coluna por coluna
| Coluna | Problema comum | Como deixar pronto |
|---|---|---|
| Número do processo | Com e sem pontuação, espaços, dígitos faltando | Formato CNJ completo, 20 dígitos, mesmo padrão em todas as linhas |
| Nome do cliente | "Maria Silva", "Maria S.", "Sra. Maria" | Nome completo, uma grafia só |
| CPF ou CNPJ | Ausente ou com formatação diferente | Preencher o que faltar, padronizar a formatação |
| Área | "Trab", "trabalhista", "Trabalho" | Lista fechada de áreas, escrita igual |
| Fase | Texto livre | Lista fechada de fases |
| Responsável | Apelido, iniciais | Nome igual ao do usuário no sistema |
| Datas | Formatos misturados, texto em vez de data | Todas como data, no mesmo formato |
Se o cadastro dos processos nunca foi padronizado, o texto sobre cadastro de processos: o que registrar desde o primeiro dia ajuda a decidir quais campos manter.
Separe vivo de morto
Crie uma coluna "situação" e marque cada processo como ativo, suspenso ou arquivado. Só os ativos e suspensos entram na primeira importação.
Elimine duplicados
Ordene pelo número do processo e pelo nome do cliente. Linhas repetidas aparecem lado a lado. Em planilha que passou por várias mãos, isso é mais comum do que parece.
A ordem de importação importa
No sistema, as informações dependem umas das outras: o processo pertence a um cliente, o prazo pertence a um processo, a parcela pertence a um contrato. Importe nesta ordem:
- Equipe e papéis. Cadastre os usuários antes, para que o responsável de cada processo já exista.
- Clientes. Um registro por cliente, sem duplicados.
- Processos ativos, ligados aos clientes.
- Contratos de honorários vigentes, ligados aos clientes.
- Prazos em aberto, ligados aos processos.
- Financeiro: saldo inicial e parcelas a receber a partir da data de corte.
- Histórico e arquivo morto, quando houver tempo.
Prazos: lance à mão, com conferência dupla
Prazo é o único item em que vale abrir mão da importação automática. São poucos (os que estão em aberto) e o custo de um erro é alto. Uma pessoa lança, outra confere contra a planilha e contra o processo, item por item.
Plano de migração em quatro semanas
Este é o ativo do texto: um roteiro que você pode copiar para a sua agenda.
Semana 1: preparação
- Dia 1: defina quem lidera a migração e quem confere.
- Dia 2 e 3: limpe a planilha seguindo a tabela acima.
- Dia 4: cadastre a equipe no sistema e defina os papéis.
- Dia 5: importe os clientes e confira por amostragem (10 clientes ao acaso).
Semana 2: processos e prazos
- Dia 1 e 2: importe os processos ativos.
- Dia 3: confira 20 processos ao acaso contra a planilha.
- Dia 4: lance os prazos em aberto, com conferência dupla.
- Dia 5: data de corte. A partir de hoje, prazo novo só entra no sistema. A planilha vira consulta.
Semana 3: uso real
- Toda a equipe trabalha no sistema. Prazo, andamento e tarefa só existem lá.
- Reunião de 15 minutos no fim do dia para resolver dúvidas.
- Anote cada travada e vire procedimento, de preferência num manual interno, como no manual de procedimentos do escritório.
Semana 4: financeiro e ajustes
- Lance o saldo inicial e as parcelas a receber.
- Cadastre as despesas fixas do mês.
- Revise o que a equipe anotou na semana 3 e ajuste tipos de tarefa e campos.
- Decida quando o histórico e o arquivo morto serão importados.
Os erros que mais atrasam a migração
- Não marcar a data de corte. Sem ela, a equipe continua atualizando as duas fontes "por garantia", e nenhuma das duas fica confiável.
- Importar antes de limpar. Corrigir mil linhas dentro do sistema é mais lento que corrigir na planilha.
- Deixar a equipe de fora. Quem vai usar o sistema precisa participar da semana 3, não ser avisado depois.
- Querer o histórico completo antes de começar. O processo arquivado em 2019 não precisa estar no sistema para o escritório funcionar na segunda-feira.
- Não testar a saída. Durante a migração, peça uma exportação de teste. Saber como os dados saem é parte de uma migração segura.
O checklist para escolher software jurídico que oferecemos no fim deste artigo tem um bloco só de perguntas sobre migração e exportação, para você fazer ao fornecedor antes de começar.
Como fica a migração no dashboard.adv.br
No dashboard.adv.br, clientes, processos e contratos que estão em planilha podem ser trazidos na implantação. A conta já entra com funil comercial e plano de contas montados, o que encurta a semana 4: você ajusta o plano de contas em vez de criar do zero.
Os prazos seguem a lógica descrita acima: nascem dentro do processo e passam a aparecer na tela de prazos em aberto, ordenada por data. Depois da importação dos processos, as movimentações passam a vir da consulta pública do DataJud para a ficha de cada um.
Os papéis (administrador, gestor, jurídico e comercial) resolvem a etapa 1 da ordem de importação. E clientes, processos e financeiro saem em planilha quando o escritório pedir, o que responde à pergunta sobre saída antes mesmo de você entrar.
Para conhecer as telas módulo por módulo antes de começar, veja o dashboard.adv.br módulo por módulo.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para migrar da planilha para um sistema jurídico?
Para um escritório pequeno ou médio, cerca de quatro semanas com uma pessoa dedicando uma ou duas horas por dia. Processos ativos e prazos ficam prontos na segunda semana.
Preciso migrar os processos arquivados?
Não para começar. Eles podem ficar na planilha antiga como consulta e ser importados depois, quando houver tempo.
Posso manter a planilha em paralelo por segurança?
Como consulta, sim. Como controle ativo, não. Duas fontes atualizadas ao mesmo tempo geram divergência, e é na divergência que o prazo se perde.
Quem deve fazer a migração no escritório?
Uma pessoa que conheça bem os processos, com uma segunda pessoa para conferir. A conferência dupla é mais importante que a velocidade.
O que fazer se encontrar erro depois da importação?
Corrija direto no sistema e anote a causa. Se o mesmo erro aparecer em vários registros, revise a coluna correspondente na planilha e reimporte só aquele bloco, se o sistema permitir.
Marque na agenda a data de corte antes de começar a limpeza. Com a data definida, a equipe sabe quando a planilha deixa de valer, e a migração passa a ter começo, meio e fim.