Cadastro de processos: o que registrar desde o primeiro dia

O cadastro de processos precisa registrar, no dia em que o caso entra, pelo menos sete informações: número CNJ, cliente, parte contrária, tribunal e unidade, área e tipo de ação, fase atual e advogado responsável. O resto (valor da causa, pedidos, documentos, histórico) pode ser completado nos dias seguintes. Sem esses sete, o processo existe na pasta, mas não existe para a gestão do escritório.

Parece óbvio, e por isso quase ninguém faz direito. O processo entra numa sexta à tarde, alguém anota o número num caderno, o advogado protocola a inicial, e o cadastro fica para depois. Três meses depois, ninguém sabe quem é o responsável, o cliente liga perguntando e a secretária não acha o processo pelo nome dele.

Um cadastro bem feito é o que permite todo o resto: acompanhar movimentações, controlar prazos, responder ao cliente, cobrar honorários e montar relatório para o sócio. É a base do acompanhamento processual que funciona sem depender da memória de ninguém.

Os campos obrigatórios no primeiro dia

Use esta lista como regra do escritório: processo sem estes campos não é considerado cadastrado.

O processo que ainda não foi distribuído também entra. Ele fica sem número CNJ e com fase "a protocolar" (ou o nome que o escritório usar), mas com cliente, área e responsável. É assim que a inicial parada na gaveta aparece na reunião de segunda.

Se você ainda tem dúvida sobre como ler e guardar o número, o artigo sobre como consultar processo pelo número CNJ mostra o formato bloco por bloco e o erro do Excel que estraga a coluna.

Os campos que podem esperar alguns dias

Estes melhoram o cadastro, mas não devem segurar a entrada do processo. A regra é completar em até uma semana, na revisão semanal.

• Valor da causa e valor estimado do proveito. Importa para honorários de êxito e para priorizar.
• Pedidos principais. Uma linha, em português de gente: "rescisão indireta e verbas rescisórias".
• Data da distribuição. Útil para medir tempo de tramitação.
• Contrato de honorários vinculado. Para o financeiro saber o que cobrar quando o processo andar.
• Documentos-chave. Inicial, procuração, contrato, decisões relevantes.
• Observações estratégicas. O que o cliente realmente quer, o limite de acordo que ele aceitou, o risco que foi explicado.

E estes só fazem sentido em alguns escritórios: número interno de pasta, centro de custo, carteira do cliente corporativo, código do processo no sistema do cliente.

Padronize os nomes antes de cadastrar o segundo processo

Cadastro sem padrão vira lixo em seis meses. Se uma pessoa escreve "Trabalhista", outra "trabalho" e outra "Reclamação Trab.", o filtro por área nunca vai funcionar. Defina, por escrito, as listas fechadas do escritório:

Duas regras simples resolvem quase tudo: ninguém cria item novo na lista sem combinar e a lista mora num lugar só, que todos consultam. Em planilha, isso é uma aba de listas com validação de dados. Em sistema, são cadastros próprios.

Fase não é o mesmo que último andamento

A fase diz em que etapa do processo ele está (postulatória, instrução, recurso). O último andamento diz o que aconteceu por último (juntada de petição, conclusos). Misturar as duas coisas num campo só impede de responder a pergunta que o sócio mais faz: "quantos processos temos em fase de recurso?". Mantenha campos separados.

Quem cadastra e quando

O melhor momento para cadastrar é antes do protocolo, no dia em que o contrato é assinado. O cadastro vira parte do fluxo de abertura do caso, e não uma tarefa solta.

Uma divisão que funciona em escritório de 3 a 15 pessoas:

1. Quem fecha o contrato cria o processo com cliente, área, tipo de ação, parte contrária e responsável. Fase: a protocolar.
2. O advogado responsável protocola e, no mesmo dia, preenche número CNJ, unidade e fase.
3. Na revisão semanal, alguém confere os campos que podem esperar e completa o que faltar.

Em escritório de uma pessoa só, os três passos são da mesma pessoa, mas ficam na mesma ordem. O que não pode é o cadastro depender de "quando sobrar tempo".

Teste de 5 perguntas: seu acervo está bem cadastrado?

Escolha dez processos ao acaso e tente responder, para cada um, em menos de um minuto e sem abrir o site do tribunal:

1. Quem é o advogado responsável?
2. Qual é a fase atual?
3. Qual foi o último andamento e quando?
4. Existe prazo em aberto? Qual a data fatal?
5. Existe contrato de honorários vinculado e quanto falta receber?

Conte as respostas que você conseguiu dar. São 50 no total.

Se a pergunta 3 foi a que mais falhou, o problema é o acompanhamento de andamento. Se foi a 4, é controle de prazos, e vale rever como contar prazo em dias úteis e quem cadastra cada intimação: o artigo como contar prazo em dias úteis no CPC ajuda na primeira parte. Se foi a 5, o processo e o financeiro estão desconectados.

Papel, planilha ou sistema: onde cadastrar

Os três caminhos funcionam em algum tamanho de escritório. A pergunta é até quando.

A planilha é um bom começo, principalmente se tiver as colunas certas desde o início. A planilha de prazos e processos que oferecemos no fim deste artigo já vem com a aba de processos (número CNJ, cliente, área, vara, fase, responsável, último andamento) e a aba de prazos ligada a ela.

O limite da planilha aparece quando mais de duas pessoas mexem nela, quando o cliente precisa ser achado pelo nome e quando alguém tem que digitar o último andamento de 200 processos.

Como fica o cadastro no dashboard.adv.br

No dashboard.adv.br, o processo é cadastrado ligado à ficha do cliente, com partes, valor, fase e histórico. Quem atende o cliente abre a ficha dele e vê todos os processos, contratos e tarefas ligados, sem procurar em outra tela.

Com o número CNJ preenchido, a consulta pública do DataJud traz as movimentações do tribunal para dentro da ficha, então o campo "último andamento" deixa de depender de alguém digitar. Os prazos nascem dentro do processo e aparecem na tela de prazos em aberto até serem cumpridos.

Para quem já tem o acervo em planilha, dá para trazer clientes, processos e contratos na implantação, sem redigitar um por um. E se um dia o escritório quiser sair, clientes, processos e financeiro saem em planilha.

Perguntas frequentes

O que não pode faltar no cadastro de um processo?

Número CNJ, cliente vinculado, parte contrária, tribunal e unidade, área e tipo de ação, fase atual e advogado responsável. Sem esses campos, o processo não aparece nos filtros nem tem quem decida sobre as movimentações.

Devo cadastrar o processo antes de distribuir?

Sim. Cadastre no dia do contrato, sem número CNJ e com a fase "a protocolar". Assim a inicial que ainda não foi protocolada aparece na revisão semanal, em vez de ficar esquecida.

Como cadastrar processo com vários clientes no mesmo polo?

Vincule todos os clientes ao mesmo processo, em vez de criar um processo para cada um. Assim a movimentação é registrada uma vez e qualquer um dos clientes que ligar encontra o processo.

Quem deve ser o responsável pelo processo?

Um advogado com nome, que conhece o caso e decide o que fazer com cada movimentação. Evite "equipe" ou o nome do sócio em todos os processos: isso esconde quem realmente cuida de cada um.

Próximo passo

Faça o teste das cinco perguntas com dez processos ainda hoje. O resultado diz se o problema do escritório é campo faltando, rotina de atualização ou ferramenta. Comece corrigindo os sete campos obrigatórios nos processos ativos e defina as listas fechadas antes de cadastrar o próximo caso.