Acompanhamento processual: cada movimentação sem abrir o site do tribunal

Acompanhamento processual é a rotina que responde, para cada processo do acervo, três perguntas: o que aconteceu por último, o que isso exige do escritório e quem vai agir. Ele junta duas fontes diferentes, que muita gente confunde: as intimações e publicações, que abrem prazo, e os andamentos registrados pelos tribunais, que mostram onde o processo está.

Quando o escritório tem 30 processos, dá para fazer isso de memória e abrindo o site do tribunal de vez em quando. Com 200 ou 300, espalhados por justiça estadual, federal e do trabalho, a consulta manual vira um trabalho de várias horas por semana, e a informação continua presa na cabeça de quem consultou.

Este guia mostra de onde vem cada informação sobre o processo, o que conta prazo e o que não conta, uma rotina diária e semanal que cabe em escritório pequeno e médio, e a conta de quanto tempo o método manual consome. No fim, os três caminhos possíveis (planilha, sistemas dos tribunais e software jurídico) com o que cada um resolve.

O que é acompanhamento processual e o que ele não é

Acompanhar um processo não é só olhar se ele andou. É transformar cada movimentação em uma de três coisas: uma tarefa (alguém precisa fazer algo), uma comunicação (o cliente precisa saber) ou um registro (anotado, nada a fazer agora).

O erro mais comum é tratar a consulta processual como controle de prazo. Ver no site do tribunal que saiu uma sentença não significa que o prazo de recurso começou. O prazo corre a partir da intimação, nas formas que a lei prevê, e não a partir do momento em que você viu o andamento.

No processo eletrônico, a Lei 11.419/2006 traz duas regras que todo escritório precisa ter na ponta da língua:

• Publicação no Diário de Justiça eletrônico: considera-se publicada no primeiro dia útil seguinte ao da disponibilização, e o prazo começa no primeiro dia útil seguinte ao da publicação (art. 4º, §§ 3º e 4º; o CPC repete a regra no art. 224, §§ 2º e 3º).
• Intimação pelo portal do sistema do tribunal: considera-se feita no dia em que o advogado abre a intimação. Se ninguém abrir em até 10 dias corridos do envio, ela se considera feita automaticamente no fim desse prazo (art. 5º, § 3º).

"A consulta referida nos §§ 1º e 2º deste artigo deverá ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados da data do envio da intimação, sob pena de considerar-se a intimação automaticamente realizada na data do término desse prazo." (Lei 11.419/2006, art. 5º, § 3º)

Por isso o acompanhamento processual tem duas trilhas que nunca se misturam: a trilha do prazo (publicações e intimações, todo dia, sem exceção) e a trilha do andamento (movimentações, para saber o que está acontecendo e avisar o cliente). A contagem em si está explicada no nosso guia de prazo processual. O texto da lei está no Planalto.

De onde vem a informação sobre cada processo

Existem pelo menos quatro fontes, e cada uma tem um papel. Saber qual é qual evita duas falhas: confiar no andamento para contar prazo e gastar horas procurando no lugar errado.

A coluna do meio é a que importa. As duas primeiras fontes alimentam o controle de prazos. As duas últimas alimentam o acompanhamento do andamento. Um escritório organizado tem as duas trilhas rodando, com responsáveis diferentes ou, no mínimo, horários diferentes.

Por que o andamento continua importando se não abre prazo

Porque é ele que mostra o que vem pela frente. Uma juntada de contestação avisa que a réplica está perto. Uma conclusão para sentença avisa que é hora de preparar o cliente. Uma expedição de alvará avisa o financeiro. E é o andamento que você explica ao cliente quando ele pergunta como está o processo.

Também é pelo andamento que se descobrem os processos parados: aqueles que não registram movimentação há meses e que ninguém percebeu porque não chegou intimação nenhuma.

Quanto tempo o acompanhamento manual consome

Vale fazer a conta com o acervo do seu escritório. O exemplo abaixo usa números redondos de um escritório fictício, o Martins & Rocha, com 300 processos ativos em quatro tribunais.

Se a rodada é semanal, são 15 horas por semana, cerca de 60 horas por mês. Mesmo com estagiário fazendo, é quase meio expediente mensal só para descobrir o que mudou. E a maior parte desse tempo é gasta em processos que não andaram.

Agora a conta por exceção. Suponha que, numa semana típica, 15% do acervo tenha movimentação nova. Se o escritório recebe as movimentações já reunidas num lugar só e analisa apenas o que mudou:

A diferença entre 15 horas e 3 horas por semana não vem de trabalhar mais rápido. Vem de não abrir 255 processos que não tiveram novidade. Esse é o princípio de todo acompanhamento processual que funciona: olhar só o que mudou, e olhar todo dia o que conta prazo.

Rotina de acompanhamento processual: diária, semanal e mensal

A rotina abaixo cabe em escritório de 2 a 15 pessoas. Os horários são sugestão; o que não pode mudar é a ordem e a regra de que nada fica sem responsável.

Todo dia (trilha do prazo)

• 8h30 a 9h15: publicações e intimações. Leitura do Diário de Justiça eletrônico e dos painéis de intimação de cada sistema. Cada intimação vira um prazo cadastrado no processo, com data fatal e prazo interno, e um responsável. Intimação lida e não cadastrada é o caminho mais curto para o prazo perdido.
• 9h15 a 9h30: dupla checagem. Uma segunda pessoa confere se toda intimação lida virou prazo. Em escritório de uma pessoa só, a checagem é no fim do dia, contra a lista do Diário.

Todo dia ou em dias alternados (trilha do andamento)

• 9h30 a 10h: movimentações novas. Para cada movimentação, a pessoa decide: tarefa, comunicação ou registro. Movimentação lida e não classificada é como e-mail aberto e esquecido.

Toda semana (segunda-feira)

• Processos sem movimentação há mais de 60 dias. O responsável de cada processo diz se é normal (perícia em andamento, processo suspenso) ou se é caso de peticionar.
• Prazos da semana. Lista do que vence até sexta, por responsável, lida em voz alta na reunião da equipe.
• Clientes a avisar. Toda movimentação classificada como comunicação e ainda não comunicada.

Todo mês

• Revisão do acervo: processos arquivados que ainda constam como ativos, processos sem responsável, processos sem cliente vinculado.
• Números para o sócio: processos novos, encerrados, parados, prazos cumpridos no prazo interno e fora dele.

Como classificar cada movimentação

A classificação é o que transforma informação em trabalho. A tabela abaixo serve de ponto de partida para o manual interno do escritório. Ajuste para as suas áreas.

O significado de cada termo (concluso, juntada, vista, carga) muda pouco de tribunal para tribunal, porque o CNJ padronizou os nomes das movimentações em tabelas nacionais. Mas a redação que aparece no site pode variar, e o complemento da movimentação às vezes diz mais que o título.

Planilha, sites dos tribunais ou software jurídico

Não existe um único jeito certo. Existe o jeito que aguenta o tamanho do seu acervo. Os três caminhos, com franqueza:

A planilha não é o problema no começo. Ela é ótima para enxergar o acervo e para ensinar a equipe a cadastrar direito. A planilha de prazos e processos que oferecemos no fim deste artigo já traz as colunas que importam (número CNJ, cliente, área, vara, fase, responsável, último andamento) e a aba de prazos com data fatal e prazo interno.

Os painéis dos tribunais não saem da rotina em nenhum cenário: é neles que se lê a intimação e se baixa a peça. O que muda é se eles são o único lugar onde a informação existe.

Como o dashboard.adv.br faz o acompanhamento

No dashboard.adv.br, cada processo tem uma ficha com partes, valor, fase e histórico, ligada ao cliente. A consulta pública do DataJud, a base do CNJ, traz as movimentações do tribunal para dentro dessa ficha, sem abrir o site do tribunal. Quem atende o cliente vê o mesmo histórico que o advogado responsável.

Os prazos nascem dentro do processo e aparecem numa tela só de prazos em aberto, ordenada por data, até alguém cumprir. Quando um prazo se aproxima ou uma tarefa cai no nome de alguém, o aviso chega no navegador e no celular. E cada papel (administrador, gestor, jurídico, comercial) abre só as telas que lhe cabem.

O que ele não faz, e é bom saber antes: o sistema não lê o Diário Oficial nem faz recorte de publicações. A trilha do prazo continua sendo a conferência diária das publicações e intimações, que o escritório faz nos sites oficiais ou com um serviço de recorte. O sistema entra para guardar o prazo, avisar e mostrar o andamento.

Quem faz o quê no acompanhamento

Em escritório pequeno, a mesma pessoa faz tudo, e tudo bem, desde que em horários fixos. Em escritório médio, vale separar:

• Responsável pelo processo: o advogado que conhece o caso e decide o que fazer com cada movimentação relevante.
• Responsável pela conferência: quem lê publicações e intimações e cadastra os prazos. Pode ser estagiário ou assistente, com checagem de um advogado.
• Responsável pela comunicação: quem avisa o cliente. Em muitos escritórios é o próprio advogado; em outros, a secretaria, com texto revisado.
• Sócio-gestor: não acompanha processo por processo. Olha os números: o que está parado, o que venceu no prazo interno, quem está sobrecarregado.

O ponto que separa escritório organizado de escritório que vive apagando incêndio é este: todo processo tem um responsável com nome, e todo prazo tem um responsável com nome. Processo da equipe é processo de ninguém.

Perguntas frequentes

Acompanhamento processual e controle de prazos são a mesma coisa?

Não. O controle de prazos parte das publicações e intimações, que abrem prazo. O acompanhamento processual inclui isso e também o andamento, que mostra onde o processo está e o que vem pela frente, mas não abre prazo por si só.

Posso confiar no andamento do site do tribunal para saber quando começa meu prazo?

Não. O prazo conta da intimação, pela publicação no Diário de Justiça eletrônico ou pela intimação no portal do sistema. O andamento serve de alerta, mas a data que vale é a da intimação.

Com que frequência devo consultar os processos?

Publicações e intimações, todo dia útil. Andamentos, idealmente todo dia, mas só do que teve movimentação nova. A revisão dos processos parados pode ser semanal.

O que é o DataJud e ele substitui o site do tribunal?

É a base nacional de dados do Judiciário, mantida pelo CNJ, com as movimentações padronizadas dos processos. Ele ajuda a ver o andamento sem abrir site por site, mas não traz o teor das decisões nem substitui a leitura das intimações.

Quanto tempo leva para organizar o acompanhamento de um acervo de 300 processos?

O cadastro inicial é o que pesa: número CNJ, cliente, responsável e fase de cada processo. Com a planilha já existente, isso costuma ser trabalho de poucos dias. Depois, a rotina por exceção cabe em cerca de três horas por semana no exemplo deste guia.

Próximo passo

Comece pela parte que não pode falhar: a conferência diária das publicações e intimações, com cada prazo cadastrado e um responsável. Depois, separe a trilha do andamento e passe a olhar só o que mudou. A planilha de prazos e processos do fim deste artigo serve para montar as duas trilhas hoje mesmo, e quando o acervo pedir, o mesmo cadastro vai para dentro de um sistema.