Software de controle de prazos: 7 critérios para escolher

Um bom software de controle de prazos faz quatro coisas: guarda o prazo dentro do processo, mostra numa tela só o que vence para a equipe inteira, deixa claro quem é o dono de cada prazo e avisa antes do vencimento, no celular. Tudo o mais é acessório. Para escolher, avalie sete critérios: onde o prazo mora, a visão do que vence, responsável, avisos, origem da informação, permissões e como entrar e sair do sistema.

Este texto é para quem já entendeu que a planilha ou a agenda não aguenta mais e está comparando sistemas. Os critérios valem para qualquer fornecedor. Depois de cada um, dizemos com franqueza como o dashboard.adv.br atende, inclusive onde ele não atende.

Se você ainda está montando o método antes de pensar em ferramenta, o guia de prazo processual: como contar, controlar e não perder nenhum cobre a contagem e a rotina de controle.

Critério 1: o prazo mora dentro do processo?

Prazo solto numa agenda é um compromisso sem contexto. Quem abre o lembrete "contestação Silva" não sabe qual Silva, qual vara, qual decisão. Prazo dentro do processo leva junto as partes, o histórico e a fase.

Pergunte na demonstração: "Quando eu abro um prazo, vejo o processo inteiro? E quando abro o processo, vejo todos os prazos dele, cumpridos e em aberto?"

No dashboard.adv.br: o prazo é lançado na ficha do processo, com data e descrição. Ele aparece no processo e na tela geral de prazos, e continua lá até alguém marcar como cumprido.

Critério 2: existe uma tela do que vence, para todo mundo?

O controle de prazos é, no fim, uma lista ordenada por data que alguém olha toda manhã. Se o sistema obriga a abrir processo por processo, ele perde para a planilha.

Pergunte: "Onde eu vejo tudo o que vence nos próximos dias, de todos os processos e todos os advogados? Dá para ver só os meus?"

No dashboard.adv.br: a tela de Prazos em aberto reúne o que vence, ordenado por data. É a tela da reunião rápida das 9h.

Critério 3: cada prazo tem um dono?

Prazo de "todo mundo" é prazo de ninguém. O sistema precisa permitir atribuir o trabalho a uma pessoa e mudar essa pessoa quando ela sai de férias.

Pergunte: "Como eu atribuo um prazo a um advogado? Como redistribuo os prazos de quem vai sair de férias? O que acontece com os prazos de um usuário desativado?"

No dashboard.adv.br: o trabalho a fazer vira tarefa, com responsável, checklist e anexo, em lista ou em kanban, e com tipos de tarefa próprios do escritório (por exemplo, "contestação" ou "recurso"). Quando uma tarefa cai no nome de alguém, essa pessoa recebe aviso.

Critério 4: o aviso chega antes, onde você está?

Aviso que só aparece quando você abre o sistema não é aviso. O critério é: o prazo se aproxima e o celular de quem precisa saber vibra.

Pergunte: "Recebo notificação no celular sem abrir o sistema? Preciso instalar aplicativo? Funciona no iPhone e no Android?"

No dashboard.adv.br: há notificação no navegador e no celular quando um prazo se aproxima, quando uma tarefa cai no nome da pessoa ou quando um cliente responde. O sistema roda no navegador e pode ser instalado como aplicativo pelo próprio navegador. Ele não está na App Store nem no Google Play.

Critério 5: de onde vem a informação e quem calcula a data?

Esse é o critério em que os sistemas mais diferem e em que a demonstração mais engana. São três perguntas separadas:

1. As intimações chegam sozinhas? Alguns sistemas fazem recorte de publicações; outros não.
2. As movimentações do processo chegam sozinhas? Ajuda a saber que algo aconteceu, mesmo sem intimação.
3. Quem calcula a data fatal? O sistema, a partir da data da intimação e de um calendário de feriados, ou o advogado, que informa a data já contada?

No dashboard.adv.br, com franqueza: ele não lê o Diário Oficial nem faz recorte de publicações. As intimações continuam vindo do seu serviço de recorte e dos portais, lidas na rotina de conferência de publicações. As movimentações do tribunal chegam à ficha do processo pela consulta pública do DataJud, a base do CNJ, sem abrir o site do tribunal. A data fatal é a que o escritório lança, contada pelo método do escritório (os exemplos de contagem em dias úteis no CPC servem de referência).

Se recorte automático de publicações é requisito para você, isso pesa contra. Se o escritório já tem recorte e quer centralizar prazo, processo e equipe, pesa pouco.

Critério 6: quem vê o quê, e onde ficam os dados?

Controle de prazos envolve estagiário, associado e sócio. Nem todos precisam ver o financeiro, e ninguém de fora precisa ver nada.

Pergunte: "Que papéis existem? O estagiário pode ver prazos e processos sem ver o financeiro? Os dados de um escritório ficam separados dos de outro como?"

No dashboard.adv.br: há quatro papéis (administrador, gestor, jurídico e comercial), e cada um abre um conjunto de telas. O estagiário não abre o financeiro, e isso é regra do sistema, não combinado. Os dados de cada escritório ficam isolados no próprio banco de dados.

Critério 7: como entrar e como sair?

Implantação longa mata sistema em escritório pequeno: a equipe volta para a planilha antes de terminar. E sistema que não deixa levar os dados embora prende você.

Pergunte: "Consigo trazer minha planilha de processos e clientes? Quanto tempo até a equipe usar? Se eu sair, levo meus dados em que formato? Qual o preço para o meu tamanho?"

No dashboard.adv.br: criar conta leva um minuto, sem cartão de crédito. Dá para trazer o que está em planilha (clientes, processos, contratos), e clientes, processos e financeiro saem em planilha quando o escritório pedir. Não há preço publicado: a proposta sai pelo [email protected], conforme o tamanho do escritório.

Tabela para comparar até três sistemas

Copie esta tabela e preencha durante as demonstrações. Marque "sim", "não" ou "parcial", e anote a resposta exata do vendedor.

Para o dashboard.adv.br, a linha 5a é "não", a 5b é "sim", a 5c é "advogado". As outras são "sim".

Como testar na prática em uma semana

1. Dia 1: crie a conta e cadastre 10 processos reais com prazos em aberto.
2. Dia 2: convide a pessoa que faz a conferência de publicações e um segundo advogado.
3. Dias 2 a 5: toda intimação lida vira prazo no sistema, em paralelo com a planilha.
4. Dia 5: compare a tela de prazos com a planilha. Bateu? Alguém deixou de lançar?
5. Dia 6: veja se os avisos chegaram no celular de quem deveria.

Se em cinco dias a equipe lançou tudo sem você cobrar, o sistema serve. Se ninguém lançou, o problema pode ser o sistema ou a rotina, e vale olhar a rotina antes de trocar de fornecedor.

Perguntas frequentes

Qual o melhor software de controle de prazos para escritório pequeno?

O que a equipe usa todo dia. Para escritório pequeno, pesa mais ter prazo, processo e responsável no mesmo lugar, aviso no celular e implantação rápida do que ter muitos módulos. O guia de melhor software jurídico para escritório pequeno aprofunda essa escolha.

Software de prazos substitui a conferência de publicações?

Não. Mesmo os sistemas que fazem recorte exigem que alguém leia, classifique e conte. O software organiza o que a conferência produz.

O dashboard.adv.br calcula o prazo sozinho?

Não. O escritório lança a data fatal no prazo do processo. O sistema guarda, mostra na tela de Prazos em aberto e avisa quando ela se aproxima.

Preciso instalar algum programa?

No dashboard.adv.br, não. Ele roda no navegador e no celular e pode ser instalado como aplicativo pelo navegador.

Próximo passo

Leve a tabela acima para as demonstrações e não aceite resposta genérica no critério 5. Se quiser começar pelo dashboard.adv.br, a conta é criada em um minuto, sem cartão, e o escritório já pode lançar os prazos da semana no mesmo dia. Para comparar com outros pontos além de prazos, o guia de escolha de software jurídico traz os critérios do sistema como um todo.