Rotina de conferência de publicações: o passo a passo diário do escritório
Uma rotina diária de conferência de publicações com horários, quem faz o quê, como classificar cada intimação e o que conferir toda semana para nenhuma comunicação ficar sem dono.
29 de outubro de 2026
A conferência de publicações é a leitura diária de todas as intimações dirigidas aos advogados do escritório, seguida do registro de cada uma: gera prazo, gera tarefa ou é só ciência. Ela precisa acontecer todo dia útil, no mesmo horário, com um responsável definido e uma lista fechada de fontes. Sem isso, o controle de prazos começa errado, porque prazo que não foi lido não é lançado.
A conferência é a primeira peça do controle de prazos descrito no guia de prazo processual: como contar, controlar e não perder nenhum. É também a mais frágil: costuma depender de uma pessoa só, que lê tudo no celular, e que um dia fica doente.
Abaixo está uma rotina que cabe em 30 a 45 minutos para um escritório com algumas centenas de processos, com as fontes, a ordem de leitura, a classificação de cada intimação e a checagem semanal que pega o que escapou.
De onde vêm as publicações
Antes da rotina, liste as fontes. Um escritório pequeno costuma receber intimações por quatro caminhos:
| Fonte | O que traz | Cuidado |
|---|---|---|
| Diário da Justiça eletrônico (do tribunal ou o nacional do CNJ) | Intimações publicadas em nome do advogado | A data de publicação é o dia útil seguinte à disponibilização |
| Portal do sistema processual (PJe, eproc, e-SAJ, Projudi e outros) | Intimações eletrônicas na caixa do advogado | Se ninguém abrir, a intimação se considera feita em 10 dias corridos (Lei 11.419/2006, art. 5º, §3º) |
| Serviço de recorte contratado | Compilado das publicações por nome e OAB | Depende de o cadastro de nomes estar completo |
| Movimentações do processo (consulta processual ou DataJud) | O que aconteceu no processo | Movimentação não é intimação, mas avisa que uma intimação deve vir |
O ponto que mais falha é o portal: cada advogado tem a própria caixa em cada sistema, e intimação na caixa de quem saiu do escritório ou está de férias não aparece em recorte nenhum.
A rotina diária, com horários
| Horário | Etapa | O que fazer |
|---|---|---|
| 8h00 | Coleta | Abrir o recorte do dia e as caixas dos portais de todos os advogados, inclusive de quem está ausente |
| 8h10 | Triagem | Separar por processo, descartar duplicatas (a mesma intimação no Diário e no portal) e marcar a data de cada uma |
| 8h20 | Classificação | Decidir, para cada intimação, se gera prazo, tarefa, audiência ou só ciência |
| 8h35 | Lançamento | Registrar prazo com data fatal e prazo interno, e tarefa com responsável |
| 8h50 | Conferência | Segundo advogado confere a contagem dos recursos e dos prazos de 5 dias |
| 9h00 | Fechamento | Registrar que a conferência do dia foi feita, com a quantidade de intimações lidas |
O fechamento parece burocracia, mas é ele que mostra, numa auditoria de prazo perdido, se a intimação passou pela leitura ou não. "Conferência de 12/11: 23 intimações, 9 prazos lançados" resolve a discussão em um segundo.
Quem faz
Em escritório de duas ou três pessoas, quem confere é quase sempre a dona do escritório, e isso é aceitável desde que exista substituta nomeada para os dias em que ela não puder. Em escritório maior, a leitura pode ficar com um estagiário ou um assistente bem treinado, mas a classificação de intimação que gera prazo precisa passar por um advogado.
Como classificar cada intimação
Toda intimação lida precisa sair da conferência com um destino. Use quatro categorias, sem exceção:
- Gera prazo. Há um ato a praticar com data. Lança o prazo com processo, ato, data da intimação, dias, tipo de contagem, data fatal, prazo interno e responsável.
- Gera tarefa sem prazo legal. Juntar documento pedido informalmente, avisar o cliente de uma decisão, pedir cópia. Vira tarefa com responsável e data combinada.
- Gera audiência ou perícia. Vai para a agenda, com aviso ao cliente e preparação marcada antes.
- Só ciência. Despacho de mero expediente, vista que não exige manifestação. Registra "ciente, sem providência", com data.
Intimação que não cabe em nenhuma categoria vai para o advogado responsável pelo processo no mesmo dia, nunca para "ver depois".
Modelo de registro de uma intimação
Processo (número CNJ) | Intimação: decisão que deferiu prova pericial e abriu prazo para quesitos | Data: publicada em 11/11/2026 | Classificação: gera prazo | Ato: quesitos e assistente técnico | Prazo: 15 dias úteis | Data fatal: 3/12/2026 | Prazo interno: 1/12/2026 | Responsável: Dra. Camila | Avisar cliente: sim
Com esse formato, qualquer pessoa do escritório entende o que precisa ser feito sem abrir o processo.
Checagem semanal: o que escapa da rotina diária
Uma vez por semana, de preferência na sexta de manhã, gaste 15 minutos com estas perguntas:
- Todos os advogados do escritório estão no serviço de recorte, com nome completo, variações do nome e número de OAB de cada seccional em que atuam?
- Algum advogado saiu ou entrou? As caixas dos portais dele foram incluídas ou alguém assumiu os processos?
- Há processo em segredo de justiça cujas intimações só aparecem no portal?
- Há intimação aberta no portal sem registro correspondente na lista de prazos?
- Os prazos lançados na semana estão todos com responsável?
- Há processo com movimentação relevante na consulta processual sem intimação correspondente? Pode ser intimação que não chegou.
Essa última pergunta é onde o acompanhamento das movimentações ajuda. Se a consulta mostra "juntada de laudo pericial" e nenhuma intimação para manifestação apareceu, vale olhar o processo. O guia de acompanhamento processual detalha como montar essa vigilância.
Papel, planilha ou sistema para registrar a conferência
| Caminho | Prós | Contras |
|---|---|---|
| Caderno de conferência | Rápido, sem custo, bom para quem está sozinho | Não avisa ninguém, não é pesquisável, não tem cópia |
| Planilha compartilhada | Pesquisável, com filtro por responsável e data | Depende de disciplina; edição simultânea gera conflito |
| Sistema jurídico | O prazo nasce no processo e aparece para a equipe | Não substitui a leitura humana das intimações |
Se o escritório está na planilha, a planilha de prazos que oferecemos no fim deste artigo tem a aba de prazos já no formato do registro acima, com data fatal e prazo interno calculados.
No dashboard.adv.br, o que sai da conferência entra no processo: o prazo, com data e descrição, aparece na tela de Prazos em aberto ordenada por data até alguém marcar como cumprido, e a tarefa ganha responsável, checklist e anexo. As movimentações do tribunal chegam à ficha pelo DataJud, o que ajuda na checagem semanal. Para ser claro: o sistema não lê o Diário Oficial nem faz recorte de publicações. A coleta continua vindo do recorte e dos portais, e a leitura continua sendo humana.
O que fazer quando a conferência falha
Se você descobrir uma intimação que não passou pela conferência, faça três coisas, nessa ordem:
- Calcule o prazo na hora e veja se ainda está correndo. Se estiver, lance e priorize.
- Descubra por que escapou. Nome fora do recorte, caixa de portal não lida, duplicata descartada por engano.
- Corrija a fonte, não a pessoa. Inclua o nome no recorte, ponha a caixa na rotina, mude a regra de descarte. Se a correção depender de alguém lembrar, ela não foi feita.
Se a intimação veio sem o nome do advogado constituído ou com o nome errado, vale lembrar que a publicação precisa trazer os nomes das partes e dos advogados, com o número de inscrição na OAB, sob pena de nulidade (CPC, art. 272, §2º).
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre publicação e intimação?
A intimação é o ato que dá ciência ao advogado. A publicação no Diário é uma das formas de fazer a intimação. Outras são o portal eletrônico, o correio e o oficial de justiça.
A conferência pode ser feita só pelo serviço de recorte?
Não com segurança. O recorte só pega o que sai no Diário e no nome cadastrado. Intimações enviadas apenas para a caixa do portal precisam ser lidas no próprio sistema do tribunal.
Quem deve fazer a conferência de publicações no escritório?
Uma pessoa fixa, com substituta nomeada. A leitura pode ser feita por um assistente treinado, mas a decisão de que a intimação gera prazo e a contagem devem passar por advogado.
Abrir a intimação no portal começa o prazo?
Sim. A intimação se considera feita no dia da consulta ao teor. Se ninguém abrir, ela se considera feita automaticamente ao fim de 10 dias corridos do envio (Lei 11.419/2006, art. 5º).
Com que frequência fazer a conferência?
Todo dia útil, no mesmo horário. Conferir em dias alternados reduz o prazo real de trabalho e aumenta o risco de perda nos prazos de 5 dias.
Próximo passo
Escreva a rotina, com horário e nome, e cole na parede da sala (ou no manual do escritório). Depois, na primeira sexta, faça a checagem semanal e veja quantas fontes estavam fora da lista. Para contar corretamente os prazos que saem da conferência, use os exemplos de como contar prazo em dias úteis no CPC. Para organizar o resto da operação em volta dessa rotina, o guia de gestão de escritório de advocacia mostra onde ela se encaixa. A regra das intimações eletrônicas está na Lei 11.419/2006, no site do Planalto.