Honorários parcelados: como controlar parcelas sem planilha paralela

O controle de honorários parcelados funciona quando cada parcela vira uma conta a receber própria, com vencimento, valor e cliente, criada no mesmo dia em que o contrato é assinado. Daí em diante, uma conferência semanal das parcelas vencidas e das que vencem nos próximos dias resolve quase tudo. O que não funciona é a planilha paralela: uma aba "parcelas" separada do financeiro, que alguém atualiza quando lembra.

Parcelar honorários é o padrão em boa parte das áreas que atendem pessoa física: família, previdenciário, consumidor, trabalhista do lado do empregado. É a forma de o cliente conseguir contratar. O efeito colateral é que o escritório passa a ter dezenas de pequenos recebíveis com datas diferentes, e a memória não dá conta.

Este artigo mostra a regra de lançamento, um exemplo completo de contrato em seis vezes, como tratar as situações que bagunçam o controle (pagamento parcial, antecipação, revogação) e a rotina semanal. O tema faz parte do guia de gestão financeira do escritório de advocacia.

Por que a planilha paralela de honorários parcelados falha

A planilha paralela nasce com boa intenção: o financeiro geral está numa ferramenta, e alguém cria uma lista só das parcelas para acompanhar. Três problemas aparecem em poucas semanas.

Duas fontes da verdade. A parcela é paga, alguém marca no financeiro e esquece a lista, ou o contrário. No fim do mês, as duas não batem e ninguém sabe qual está certa.

O fluxo de caixa fica cego. Se as parcelas futuras não estão no financeiro, a projeção do fluxo de caixa só mostra o que já entrou. O escritório perde justamente a informação que o parcelamento dá: quanto vai entrar nos próximos meses.

A cobrança depende de quem abre a lista. Quando a pessoa que cuida da planilha sai de férias, a cobrança para.

A solução não é uma planilha melhor. É ter um lugar só, onde a parcela nasce como conta a receber e morre como recebimento.

A regra: o contrato gera as parcelas no dia da assinatura

Assinou o contrato, todas as parcelas entram no financeiro antes de o cliente sair da reunião (ou antes do fim do dia). Cada uma com estes campos:

A descrição com "parcela X de Y" parece detalhe, mas é o que permite responder, sem abrir o contrato, quanto falta para o cliente quitar.

Exemplo: um contrato de R$ 9.000 em seis vezes

A cliente fictícia Marina Duarte contratou o escritório para um divórcio litigioso, com honorários de R$ 9.000: entrada de R$ 1.500 na assinatura, em 05/03, e cinco parcelas de R$ 1.500 todo dia 10.

Na assinatura, o financeiro fica assim:

Em 20 de junho, depois de alguns meses, a situação é esta:

Em dez segundos de leitura, o escritório sabe que a cliente pagou R$ 4.530, tem R$ 1.500 vencidos e R$ 3.000 a vencer, e que a parcela 3 já atrasou. É hora da segunda mensagem da régua de cobrança, como descrevemos no artigo sobre inadimplência de honorários.

Note que a parcela 3 foi registrada com o valor pago diferente do previsto. Isso é importante: o previsto continua sendo R$ 1.500, e os R$ 30 de multa aparecem como diferença. No fim do ano, você sabe quanto entrou de encargos.

Situações que bagunçam o controle, e como lançar cada uma

Pagamento parcial

A cliente pagou R$ 800 da parcela de R$ 1.500. Duas formas corretas: registrar a parcela como paga com valor de R$ 800 e criar uma nova conta a receber de R$ 700 com novo vencimento; ou manter a parcela em aberto e registrar o pagamento parcial, se a ferramenta permitir. O que não pode é marcar como paga e esquecer a diferença.

Antecipação de parcelas

O cliente recebeu um dinheiro e quer quitar as três últimas parcelas de uma vez. Registre cada parcela como paga na data do pagamento, com o valor efetivamente pago. Se houve desconto pela antecipação, ele aparece como diferença entre previsto e pago, parcela por parcela.

Parcelas mais êxito

Contrato com parte fixa parcelada e parte de êxito: as parcelas fixas entram como contas a receber normais. O êxito não entra como parcela, porque não tem data nem valor certos. Ele fica numa lista separada de previsão, junto com a fase do processo, até haver data concreta.

Renegociação

O cliente pediu para adiar duas parcelas. Altere o vencimento das parcelas originais (ou cancele e recrie, conforme a ferramenta) e anote na descrição que houve renegociação e em que data. Assim, quem olhar depois entende por que o cronograma mudou.

Revogação do mandato ou desistência

O cliente revogou o mandato na parcela 4. O que acontece com as parcelas 5 e 6 depende do contrato: algumas cláusulas preveem o pagamento integral, outras o proporcional ao trabalho feito. Antes de cancelar as parcelas no financeiro, confira o contrato e defina com o sócio o que será cobrado. Cancele o que não for devido e mantenha o que for, com a anotação do motivo.

A conferência semanal de 15 minutos

Uma vez por semana, no mesmo dia e horário, quem cuida do financeiro faz:

1. Baixa dos pagamentos. Abra o extrato da semana e marque cada parcela recebida, com data e valor pago.
2. Lista de vencidas. Filtre as parcelas vencidas e não pagas. Cada uma recebe a mensagem da etapa da régua em que está.
3. Lista dos próximos sete dias. Mande o lembrete do D-3 para quem vence na semana.
4. Contratos novos. Confira se todo contrato assinado na semana teve as parcelas lançadas.
5. Total a receber. Anote o total vencido e o total a vencer em 30 dias. Comparar esse número semana a semana mostra se a cobrança está funcionando.

O item 4 é o que mais falha. Uma forma de garantir: o contrato só é arquivado depois que alguém confirma que as parcelas estão no financeiro.

Papel, planilha ou sistema para controlar parcelas

Caderno ou agenda funciona para três ou quatro contratos parcelados. Passou disso, a parcela que vence no dia em que você está em audiência é a parcela que ninguém cobra.

Planilha funciona bem se ela for o financeiro inteiro, e não uma lista paralela. Uma linha por parcela, com vencimento, previsto, data de pagamento e valor pago. Os limites: cada parcela é digitada à mão (seis linhas por contrato), o nome do cliente é texto livre (e "Marina Duarte" e "Marina D." viram duas pessoas), e o lembrete depende de alguém filtrar a lista.

Sistema elimina a digitação repetida e liga a parcela ao cadastro do cliente. No dashboard.adv.br, o financeiro trabalha com parcelas e contas a receber, cada lançamento leva o cliente, e a ficha do cliente reúne contratos e processos. As parcelas entram no fluxo de caixa e no DRE do escritório sem fórmula, e a tela de contas a receber mostra as vencidas. Quem atende o cliente abre a ficha e vê o histórico inteiro, então o lembrete de cobrança sai com contexto.

Qualquer que seja o caminho, a regra é a mesma: um lugar só, e as parcelas lançadas no dia da assinatura.

Perguntas frequentes

Como controlar honorários parcelados de muitos clientes?

Com cada parcela lançada como conta a receber no dia da assinatura e uma conferência semanal fixa. Acima de umas vinte parcelas em aberto por mês, a planilha começa a pesar, e um sistema que gera as parcelas e mostra as vencidas economiza horas.

Devo emitir boleto para cada parcela?

Depende do cliente e do custo. Boleto ajuda quem esquece; Pix com lembrete no D-3 funciona bem para a maioria. O importante é que a forma de pagamento esteja no contrato e que cada parcela tenha vencimento definido.

Como registrar multa por atraso no pagamento da parcela?

Mantenha o valor previsto original e registre o valor efetivamente pago, com a multa incluída. A diferença mostra quanto entrou de encargos. A multa só pode ser cobrada se estiver prevista no contrato.

O que fazer com as parcelas se o cliente revogar o mandato?

Confira o que o contrato diz sobre revogação: pagamento integral, proporcional ou outro critério. Cancele no financeiro só o que não for devido e anote o motivo. Para o que for devido, siga a régua de cobrança normal.

Se o escritório tem contratos parcelados hoje espalhados entre planilha e memória, o primeiro passo é uma tarde de trabalho: abrir os contratos ativos e lançar todas as parcelas futuras num lugar só. A planilha de fluxo de caixa oferecida no fim deste artigo já tem a aba de lançamentos com previsto e realizado, e mostra no fluxo mensal quanto das parcelas está para entrar.